En aquest post volíem poder apuntar algunes idees de com organitzar eficaçment i racionalment un servei d’atenció a persones. Sovint ens és complicat tenir una organització que ens ajudi en la seva gestió. Hem de tenir en compte que molt sovint la direcció o coordinació del servei és una professional del camp tècnic i no té formació específica en aquests aspectes i, per aquest fet, pot tenir dificultats en portar un control efectiu sobre totes les tasques que es requereixen per portar una gestió eficaç i eficient del servei.
Des de la Baula, som partidàries d’implantar eines de gestió típicament “empresarials” als serveis d’atenció a les persones, tot transformant-les i adequant-les per tal que puguin ser d’ajuda en la gestió. Aquesta idea es fonamenta en aplicar sistemes i mesures que ajudin a direccionar el projecte, a enfocar-lo i a posar l’òptica en el seu objectiu com a servei a les persones i, alhora, li permeti créixer i desenvolupar-se, sistematitzant aquelles tasques que no aporten valor tècnic i que sovint s’emporten molts dels recursos i temps dels quals aquests tipus de serveis van escassos.
Quan parlem d’eines de gestió, parlem de planificació estratègica, de sistemes de millora contínua, de mecanismes de desenvolupament professional i també de sistemes organitzatius i de procedimentació que permetin que les tasques que comporta la gestió d’un servei i que no aportin valor al projecte es puguin ordenar i estandarditzar per tal que no impliquin sempre un sobreesforç ni una excessiva pèrdua de temps en la seva realització.
En aquest sentit, us voldríem parlar de les àrees de gestió. Normalment les empreses s’organitzen per àrees o departaments segons la naturalesa de les tasques que s’hi realitzen. Sense entrar en que les persones s’ubiquin en aquestes àrees, si que és interessant poder ordenar-hi les diferents tasques. D’aquesta manera, tenim un dibuix clar i esquemàtic de tot allò que fem en el servei i, aquest dibuix, ens servirà, com veurem més endavant per a ser més eficients amb la feina i amb els recursos. 
La classificació de les àrees de gestió serà bastant similar per als diferents serveis d’atenció a les persones, l’únic que pot canviar serà algun contingut, segons modalitat de gestió del servei i les tasques que hi pugui haver delegades. En aquest sentit però, sí que volíem deixar clar que encara que la direcció del servei no sigui la responsable de gestionar el manteniment de l’edifici on s’ubica el servei perquè se n’encarrega l’ajuntament, per exemple, no vol dir que no hagi de saber i controlar les tasques que s’hi realitzen o les inspeccions periòdiques que hi pugui haver. Això és així perquè potser li caldrà atendre inspeccions o reparacions i caldrà que en doni les indicacions concretes però, a més, si no es realitza correctament el manteniment i hi ha alguna incidència o accident el servei pot sortir-ne molt mal repercutit.
Des de la Baula, us volem fer una proposta d’àrees de gestió i del seu contingut genèric per tal que us pugui ajudar en la tasca d’organitzar el servei i de poder portar un control efectiu de les mateixes. Aquesta classificació, com us diem, és una proposta que podeu modificar i adequar segons us sembli convenient i s’ajusti més a la vostra realitat i al vostre marc mental.
ÀREA TÈCNICA: En aquesta àrea s’hi inclouen totes les tasques que tenen relació directa amb l’objecte del servei com programacions i avaluacions, metodologia, documentació marc i projectes tècnics, etc. I també tot el que tingui a veure amb millores de la intervenció i implantació d’innovacions.
ÀREA ORGANITZATIVA I DE PLANIFICACIÓ: Aquí hi entrarien tots els aspectes organitzatius com horaris i calendari del servei, organització i distribució de les persones, compliment de ràtios, organitzacions per períodes especials, etc. També aquells elements que ens ajudin en la planificació com plans de treball, etc.
ÀREA DE PERSONES I DE L’EQUIP: En aquesta àrea hi entrarien tots els continguts referents als professionals, des dels aspectes més laborals de gestió de nòmines, baixes, suplències, calendaris laborals, etc. A elements relacionats amb el desenvolupament i creixement professional com la formació, l’acompanyament i suport professionals, les acollides a nou professionals, etc. Per últim, també hi incorporem tots els aspectes del treball en equip, tant les reunions i coordinacions, com la comunicació interna, etc.
ÀREA DE TREBALL AMB FAMÍLIES: Sobretot en els serveis d’infància i de gent gran és important recollir totes les tasques que es realitzen en relació a les famílies, tots els elements comunicatius, de traspàs d’informació, de participació en el centre, d’acompanyament i suport a les famílies, etc.
ÀREA ECONÒMICO-ADMINISTRATIVA: Ajuntem l’aspecte econòmic amb l’administratiu entenent que es poden assimilar i que les tasques que se’n deriven no tenen una entitat molt predominant en la gestió del servei, tot i que són necessàries i cal que estiguin correctament identificades i gestionades. En aquesta àrea pot haver-hi molt variabilitat entre serveis depenent les responsabilitats que tinguin delegades cadascun. Podem trobar serveis que gestionen els cobraments a les persones usuàries o que gestionen directament el pressupost, per exemple, i d’altres que no. En tot cas, els continguts de l’àrea tenen a veure amb això i amb la part de la tasca que pertoqui al servei, per exemple, des del servei no es gestionen els cobraments als usuaris, però sí que han de fer un llistat mensual amb els imports a facturar. Així doncs en aquesta àrea hi entren: gestió del pressupost, cobraments i impagaments, facturació i comptabilització, etc. I tota la vessant administrativa de gestió documental, d’expedients de les persones usuàries, de gestió d’altes i baixes del servei, etc.
ÀREA D’INFRAESTRUCTURES, SEGURETAT I SALUT: Aquesta àrea conté les tasques de neteja, de manteniment, plans de seguretat i salut, pràctiques mediambientals, etc.
ÀREA DE COORDINACIÓ I RELACIONS EXTERNES: Entenent que el servei no és un ens aïllat, sinó que crea i estableix sinèrgies amb l’entorn i amb altres serveis, cal poder identificar el tipus de relacions que es creen, el treball compartit i les coordinacions que es generen.
Si fem aquest treball en el si del servei i organitzem les tasques per àrees ens serà de gran ajuda per tal de poder-les planificar, dimensionar, estructurar i delegar. Es tracta sobretot de poder sistematitzar les tasques per tal que no ens suposin un imprevist i haguem de destinar temps i recursos per a la seva gestió. Així, si les temporalitzem, ja podrem preveure que un determinat mes de l’any contindrà molta feina i si volem engegar alguna cosa nova serà millor que ho deixem per al mes següent si no ens volem saturar. Així mateix, ens permet poder dimensionar les tasques, veure què significa i què implica la seva realització i, alhora, adonar-nos si necessitem noves eines o recursos per encarar-les. Aquesta identificació i estructuració, també permet delegar de manera eficaç en l’equip determinades feines més de suport, aportant la informació necessària per a la seva realització.
Si us interessa aprofundir en tota la vessant organitzativa del servei i voleu millorar les vostres competències en planificació i organització us pot interessar el taller que hem fet dirigit a direccions d’escoles bressol però que també pot ser d’interès per a qualsevol persona que ocupi un càrrec de coordinació o direcció en un servei. En aquest taller, a banda de treballar les àrees de gestió trobareu moltes més eines per tal d’optimitzar el vostre temps i fer més eficient la vostra gestió. Podeu donar-hi un cop d’ull en aquest enllaç.
